In gesprek met de medewerkers
Om draagvlak te creëren en afspraken te maken gingen de leidinggevenden in gesprek met hun afdelingen. Zij gebruikten het programma MIRO om online met elkaar van gedachte te wisselen over onderwerpen als welk werk moet op de VU gebeuren en wat kan vanuit huis, hoeveel tijd willen we minimaal op de campus zijn, wat zijn je wensen, hoe houden we contact. Daarbij was het belangrijk dat iedereen zich vrij voelde om hun mening te geven en open van gedachte te wisselen. Daaruit kwam een aanpak naar voren waarin iedereen zich kon vinden.
Wie werkt wanneer thuis of op de VU
De Studentenbalie wordt fysiek bemand, door middel van een opgesteld rooster rouleren de medewerkers op het rooster. Voor de Studentenadministratie, gelden andere mogelijkheden. Zij werken voornamelijk thuis. Voor de afdeling Studie- en Studentadministratie zijn de drukste maanden van het jaar april tot en met september. Dan moeten onder meer de inschrijvingen afgerond worden, betalingen van collegegeld verwerkt worden en de diploma’s geprint worden. Het was de bedoeling om minimaal 3 dagen per week in juli en augustus aanwezig te zijn op de VU, alleen door de Corona maatregelen (op dat moment) is dit bij 2 dagen per week gebleven.
Via een rooster/overzicht (in Excel of op Confluence) geeft iedereen nu twee weken van tevoren aan wanneer hij/zij op de VU werkt en wanneer thuis. Zo weten de collega’s van elkaar wanneer ze elkaar op de campus kunnen treffen.*
Onderling contact waarborgen
Elke dag heeft zowel de Studentenbalie als Studentenadministratie een online dagstart. Eén maal per twee weken hebben de teams een gezamenlijke hybride dagstart/overleg, dat wil zeggen met medewerkers op de VU en thuis samen. Dan is het de bedoeling dat iedereen zijn camera op de laptop aan heeft staan zodat iedereen elkaar kan zien.
De leidinggevenden zijn elke donderdag op de VU. Dus als een medewerker de leidinggevende even persoonlijk (fysiek) wil spreken dan is dat ook mogelijk. De leidinggevenden houden daarnaast middels maandelijkse één op één gesprekken met iedere medewerker de vinger aan de pols of het nog goed gaat met iedereen.
De teams hebben hun draai gevonden
In september hebben de afdelingen geëvalueerd of hun aanpak goed heeft gewerkt. Daaruit bleek dat de teams hun draai hebben gevonden. Zij benutten de voordelen van hybride werken inmiddels optimaal. De medewerkers kunnen hun werk nu flexibeler indelen en hebben een betere werk/privé-balans.
* Dit interview beschrijft de situatie tot 10 november 2021, net vóór het aangescherpte thuiswerkadvies.
Ben je benieuwd hoe andere VU collega’s de voordelen van hybride werken benutten? Lees dan de interviews op Best practices hybride werken en andere informatiebronnen op de themapagina Hybride werken.