Hoe krijg je je laptop aan de praat en hoe zit het met de reiskosten
Eenmaal op de VU bleek het nog niet zo eenvoudig de laptop goed aan de praat te krijgen. Hoe weet je bijvoorbeeld of je op de goede wifi aangesloten bent en welke kabels je moet aansluiten? Omdat SOZ mee deed aan een pilot Hybride Werken was het mogelijk dat een medewerker van IT drie keer een ochtend op de werkvloer kwam om medewerkers met deze zaken te helpen. Het resultaat is dat medewerkers nu moeiteloos switchen tussen thuiswerkplek en VU-werkplek. Dat heeft de drempel om hybride te werken enorm verlaagd.
Sandra geeft aan dat bij haar collega’s nog wat onduidelijkheid is over de combinatie van reiskosten- en thuiswerkvergoeding. * Hoe pakt dit nu precies uit voor de medewerkers? Het zou goed zijn als HRM daar wat duidelijkheid over kan geven door middel van een paar rekenvoorbeelden. Dat zou een drempel wegnemen om keuzes te maken in hybride werken.
Voordelen van samenwerken op de campus
Na een lange tijd thuiswerken ervaart Sandra nu nog duidelijker de voordelen van werken op de campus. “Je stemt veel makkelijker kleine maar belangrijke dingen met elkaar af. Dingen waarvoor je misschien schroomt om te bellen maar die je makkelijk bespreekt als je elkaar toch tegen komt. Ook krijg je op de werkplek meer mee over zaken die je thuis achter je computer niet hoort maar die wel relevant zijn voor je werk. Vooral voor nieuwe medewerkers is het heel prettig om de collega’s in levende lijve te zien en af te kunnen stemmen over het werk.” zegt zij.
Voor vergaderingen benut Sandra het overzicht van vergaderzalen op vu.nl/hybridewerken >hybride vergaderen. Zij heeft daarvan een afgeleid document gemaakt met een overzicht van ruimtes die voor haar team heel nuttig zijn qua ruimte en faciliteiten. Zij is erg enthousiast over het zogenaamde Uiltje. Een 360 graden microfoon met camera waarmee de thuiswerkers iedere aanwezige op locatie kunnen zien. De spreker wordt uitvergroot. Dat werkt erg goed.
Teamafspraken maken
Thuiswerken heeft natuurlijk ook voordelen. Sandra zegt: “Thuiswerken geeft meer vrijheid om je eigen dag in te delen en daarmee een goeie werk/privé balans te vinden. Op een ochtend zonder werkafspraken kan je bijvoorbeeld even gaan sporten en ‘s middags langer doorwerken.”
Het idee van hybride werken is dat je de voordelen van thuiswerken kunt combineren met de voordelen van op de campus werken. Daarover maakt het team van Sandra nu afspraken. Zij houden een gezamenlijk Excel-overzicht bij waarop zij kunnen zien wie wanneer op de campus is zodat zij makkelijk kunnen bepalen of het handig is die dag naar de campus te komen. Om de week is het hele team bovendien op woensdag aanwezig.
De uitdaging waar de afdeling van Sandra nu voor staat, is afspraken te maken over hoe zij omgaan met het delen van documenten vanaf de thuiswerkplek en op de campus zodat iedereen wel bij de juiste informatie kan.
Ook hebben collega’s nog wat twijfels over of zij op kantoor net zo geconcentreerd kunnen werken als thuis. Daarin moet ieder nog zijn evenwicht vinden.
Het team gaat een teamtraining hybride werken volgen om daarover van gedachte te wisselen en verdere afspraken te maken met elkaar.
Tips
Als laatste heeft Sandra nog wat tips voor andere afdelingen om goed van start te gaan met hybride werken:
- Ga vooral het gesprek aan.
- Benoem open waar je tegenop ziet en wat je juist enorm stimuleert om hybride te werken.
- Geef je wensen aan. Je hebt nu de kans mee te denken en mee te beslissen.
*Meer informatie over de combinatie van reiskosten- en thuiswerkvergoeding.