Reisverklaring woon-werkverkeer

Toelichting self service reisverklaring

• Datum wijzigingen doorvoeren

  Ik kan de gewenste ingangsdatum niet kiezen. 

  De ingangsdatum dient altijd de eerste van de maand te zijn. 

  In het geval jouw dienstverband op een andere dag start dan de eerste van de maand, dan geldt de startdatum van je dienstverband als ingangsdatum.

  Waarom kan ik alleen de eerste van de maand kiezen? 

  De reisverklaring is technisch zo eenvoudig mogelijk gehouden voor de medewerker, daarom kan er alleen gekozen voor de eerste van de maand als ingangsdatum.

  Kan ik met terugwerkende kracht mijn reisverklaring aanpassen? 

  De ingangsdatum kun je vanuit fiscale reden tot maximaal twee maanden terug wijzigen. 

  Mijn reispatroon wijzigt gedurende de maand, hoe verwerk ik dat? 

  Als gedurende de huidige kalendermaand je reispatroon structureel wijzigt, dan kun je reisverklaring per de eerste van die kalendermaand wijzigen of je wijzigt het per de eerste van de volgende kalendermaand. Gaat je patroon wijzigen vanaf bijvoorbeeld de 20e van de maand, pas dan je reisverklaring aan per de eerste van de volgende maand. 

• Reisdagen - gemiddeld aantal werkdagen per week naar werkplek reizen

  Wat moet ik bij structurele reisdagen invullen als ik om de week een ander reispatroon heb?

  Aan de hand van onderstaande twee voorbeelden willen we je op weg helpen. In de deze voorbeelden laten wij ook zien dat je geen rekening hoeft te houden met feestdagen en/of kortdurende (minder dan zes weken) verlofperioden en/of een jaar met drieënvijftig weken.

  We gaan uit van vertrouwen en verwachten van je dat je de werkdagen zorgvuldig conform de werkelijke situatie doorgeeft.

  Wisselende reisdagen per week (om de twee weken zelfde patroon):
  stel je reist de oneven weken twee dagen en de even weken drie dagen. Dan is de fiscale berekening als volgt:

  • je deelt 52 weken per kalenderjaar door 2 (tweewekelijks patroon) = 26 weken
  • je neemt 26 oneven weken van 2 reisdagen = 52 reisdagen 
  • je neemt 26 even weken van 3 reisdagen = 78 reisdagen
  • je hebt op jaarbasis 52+78 = 130 reisdagen 
  • deel deze 130 reisdagen door 52 weken = 2,5 reisdag per week
  • je mag altijd naar boven afronden naar hele dagen per week = 3 reisdagen per week 

  Wisselende reisdagen per week (om de vier weken zelfde patroon):
  stel je hebt week één twee reisdagen, week twee geen reisdagen, week drie vier reisdagen en week vier vijf reisdagen. Dan is de fiscale berekening als volgt: 

  • je deelt 52 weken per kalenderjaar door 4 (vierwekelijks patroon) = 13 weken
  • je neemt week 1: 13 weken van 2 reisdagen = 26 reisdagen 
  • je neemt week 2: 13 weken van 0 reisdagen = 0 reisdagen 
  • je neemt week 3: 13 weken van 4 reisdagen = 52 reisdagen 
  • je neemt week 4: 13 weken van 5 reisdagen = 65 reisdagen 
  • je hebt op jaarbasis 26+0+52+65 = 143 reisdagen 
  • deel deze 143 reisdagen door 52 weken = 2,75 reisdag per week
  • je mag altijd naar boven afronden naar hele dagen per week = 3 reisdagen per week

  Wat moet ik doen als ik vaker of minder vaak reis dan mijn ingevulde reisdagen?

  Als het incidenteel afwijkt van je ingevulde reisdagen dan hoef je niets te doen. Ook in geval van verlof of ziekte hoef je niets te doen.

  In het geval je reispatroon structureel wijzigt ten opzichte van je ingevulde reisverklaring, vul dan wel een nieuwe reisverklaring in met je nieuwe reispatroon. Het is ook mogelijk om je reisverklaring tot 2 maanden terug met terugwerkende kracht te wijzigen. 

  Let op: je kan de reisverklaring niet meer aanpassen als het kalenderjaar administratief is afgesloten. Dat gebeurt doorgaans op 10 december.

  Wat moet ik doen als mijn rooster wijzigt?

  Als je rooster wijzigt en daardoor je reispatroon ook wijzigt, wijzig dan ook je reisverklaring. 

  Waarom kan ik niet per week een ander reispatroon kiezen? 

  De reisverklaring is technisch zo eenvoudig mogelijk gehouden voor de medewerker, daarom kan er alleen gekozen voor de eerste van de maand als ingangsdatum. Vanuit belastende administratieve lasten voor de medewerker heeft de VU besloten om geen registratie per dag van reis- en thuiswerkdagen te voeren.

  Hoe moet ik omgaan met dienstreizen en de vaste reisdagen naar de werkplek? 

  Maak je af en toe een dienstreis op de dag dat je normaliter naar de werkplek reist, dan hoef je niets te doen. Je mag de reiskosten van de dienstreis separaat declareren via het declaratieproces. Maak je regelmatig (meer dan 50%) een dienstreis op je vaste reisdag, dan dien je het aantal reisdagen naar de werkplek via de reisverklaring te verlagen.

  Ik werk tijdelijk minder en reis ook minder naar de werkplek, moet ik dan de reisverklaring aanpassen? 

  Deze situatie kan zich voordoen bij ziekte, bevallingsverlof of een ander vorm van langdurig verlof. Als je meer dan vijf weken niet je aantal reisdagen haalt, dan dien je het aantal reisdagen in de reisverklaring aan te passen.

  Ik ben meer gaan werken, moet ik dan de reisverklaring aanpassen? 

  Dat hangt er vanaf. Je hoeft de reisverklaring niet aan te passen als het totaal aantal reisdagen niet wijzigt. Ga je echter ook meer reisdagen maken naar je werkplek, dan moet je je reisverklaring hierop aanpassen. Je kunt zelf kiezen of je de reisverklaring per de eerste van de maand voorafgaand aan je werktijdwijziging wijzigt of per de eerste van de daarop volgende maand. 

  Ik ben minder gaan werken, moet ik dan de reisverklaring aanpassen? 

  Dat hangt er vanaf. Je hoeft de reisverklaring niet aan te passen als het totaal aantal reisdagen niet wijzigt. Ga je echter ook minder reisdagen maken naar je werkplek, dan moet je je reisverklaring hierop aanpassen. Je kunt zelf kiezen of je de reisverklaring per de eerste van de maand voorafgaand aan je werktijdwijziging wijzigt of per de eerste van de daarop volgende maand. 

• Wijze van vervoer

  Welke vervoersopties zijn er en wat zijn de specifieke kenmerken? 

  Hieronder zijn alle opties uitgewerkt op volgorde van de keuzelijst in de reisverklaring:

  1. fiets/e-bike/lopend:
     onder deze categorie valt ook een rolstoel, fiets en een ander gelijkgestelde voertuig die niet voorzien is van een bromfietskentekenplaat
  2. openbaar vervoer:
     alle vormen van openbaar vervoer, zoals bus, tram, metro en trein
  3. auto, brandstof benzine:
     onder deze categorie wordt met auto bedoeld alle motorvoertuigen voorzien van een kentekenplaat en die volledig rijden op benzine
  4. auto, brandstof diesel:
     onder deze categorie wordt met auto bedoeld alle motorvoertuigen voorzien van een kentekenplaat en die volledig rijden op (eco)diesel
  5. auto, brandstof (plug in) hybride:
     onder deze categorie wordt met auto bedoeld alle motorvoertuigen voorzien van een kentekenplaat, die voorzien zijn van een hybride motor en ook kunnen rijden op benzine of (eco)diesel
  6. auto, brandstof overige:
     onder deze categorie wordt met auto bedoeld alle motorvoertuigen voorzien van een kentekenplaat en die rijden op een brandstof die niet benoemd zijn bij 3 tot en met 5. Voorbeelden van brandstoffen die binnen deze categorie vallen zijn LPG, aardgas, waterstof etc.
  7. auto, 100% elektrisch:
     onder deze categorie wordt met auto bedoeld alle motorvoertuigen voorzien van een kentekenplaat en die uitsluitend zijn voorzien van een elektromotor
  8. auto, carpool met collega:
     hieronder wordt verstaan de medewerker die op de carpoolovereenkomst van ParcFacility wordt vermeld als carpoolpartner. De hoofdcontracthouder bij wie de kosten van de parkeervergunning op het salaris wordt ingehouden dient altijd een keuze te maken uit de reismodaliteiten 3 tot en met 7.
  9. motorfiets, brandstof benzine:
     onder deze categorie wordt met motor bedoeld alle motorvoertuigen voorzien van een motorkentekenplaat en die volledig rijden op benzine
  10. motorfiets, 100% elektrisch:
      onder deze categorie wordt met motor bedoeld alle motorvoertuigen voorzien van een motorkentekenplaat en die voorzien is van een elektromotor
  11. scooter/bromfiets, brandstof benzine:
      onder deze categorie wordt met scooter/bromfiets bedoeld alle motorvoertuigen met een bromfietskentekenplaat en die voorzien zijn van een brandstofmotor, zoals een bromscooter, brommobiel en scootmobiel
  12. scooter/bromfiets, 100% elektrisch:
      onder deze categorie wordt met scooter/bromfiets bedoeld alle motorvoertuigen met een bromfietskentekenplaat en die voorzien zijn van een elektromotor, zoals een bromscooter, brommobiel, speed pedelec, elektrische step of rolstoel

  Ik maak gebruik van meerdere vervoersmiddelen om naar mijn werkplek te reizen, wat moet ik kiezen? 

  De reisverklaring is technisch zo eenvoudig mogelijk gehouden voor de medewerker, daarom kun je maar uit één vervoersmiddel kiezen. De stelregel is dat je hierbij het vervoersmiddel kiest waarmee je tenminste 75% van de reis maakt. 

  Hieronder enkele praktische voorbeelden:

  1. Je reist 5 kilometer met de fiets naar het station, vervolgens reis je 24 kilometer met de trein en loop je 1 kilometer naar je werk. Je totale reisafstand is dan 30 kilometer. Dan kies je voor de optie openbaar vervoer.
  2. Je reist 8 kilometer met de e-bike naar het station, vervolgens reis je 18 kilometer met de trein en loop je 1 kilometer naar je werkplek. Je totale reisafstand is dan 27 kilometer. De 75% eis gaat nu niet op. Je kiest in dat geval voor de optie openbaar vervoer, want dat is de grootste afstand.
  3. Je reist 18 kilometer met de auto naar het station, vervolgens reis je 50 kilometer met de trein en loop je 1 kilometer naar je werkplek. Je totale reisafstand is dan 69 kilometer. De 75% eis gaat nu net niet op. Je kiest in dat geval voor de optie openbaar vervoer, want dat is de grootste afstand.

  Ik wissel regelmatig per maand van vervoersmiddel, wat kan ik het beste opgeven als vervoersmiddel? 

  De reisverklaring is technisch zo eenvoudig mogelijk gehouden voor de medewerker. Doorgaans reist men met hetzelfde vervoersmiddel naar de werkplek. Daarom kun je maar uit één vervoersmiddel kiezen. Wissel je regelmatig van vervoersmiddel, dan is de stelregel dat je het vervoersmiddel kiest waarmee je de meeste reizen maakt. 

  Hieronder enkele praktische voorbeelden:

  1. Je reist 3 dagen naar je werkplek, 1 dag per auto en 2 dagen met het openbaar vervoer. In dat geval kies je voor de optie openbaar vervoer (meest gebruikt).
  2. Je reist 4 dagen naar je werkplek, 2 dagen per auto en 2 dagen met het openbaar vervoer. In dat geval kies je voor de optie openbaar vervoer. Je kiest dus voor de optie met de laagste CO2-uitstoot.
  3. Je reist 2 dagen naar je werkplek, 1 dag per auto, 100% elektrisch en 1 dag met de motorfiets, brandstof benzine. In dat geval kies je voor de optie auto, 100% elektrisch. Je kiest dus voor de optie met de laagste CO2-uitstoot.

  In de zomermaanden fiets ik naar mijn werkplek, in de andere maanden maak ik gebruik van het openbaar vervoer. Hoe vul ik de reisverklaring in? 

  Je kunt de reisverklaring per maand wijzigen. Dus als je vanaf mei met de fiets komt en vanaf oktober reis je met het openbaar vervoer, dan kun je in de reisverklaring per 1 mei kiezen voor keuzeoptie fiets en per 1 oktober voor keuzeoptie openbaar vervoer.

  Ik reis met de auto samen met een andere VU-collega naar mijn werkplek, hoe registreer je dat in de reisverklaring? 

  Reis je samen met je collega naar je werkplek, dan ben je aan het carpoolen. Je kunt als bestuurder en meereizende gebruik maken van de carpoolregeling van de VU. Ben je als carpoolcombinatie bij de VU aangemeld, dan is er een contractant waarbij de kosten van de parkeervergunning op het salaris wordt ingehouden en de carpoolpartner. De registratie is dan als volgt:

  • de carpool contractant kiest voor de optie auto (en kiest de brandstofcategorie)
  • de carpoolpartner kiest voor de optie auto, carpool

  Ik reis (gedeeltelijk) met de auto samen met mijn buurman naar het werk, is dat ook carpoolen? 

  In dit geval ziet de VU het samen reizen niet als carpoolen. Je kunt je dan bij de VU niet aanmelden als carpoolcombinatie. In dat geval dien je te kiezen voor de optie auto (en kiest de brandstofcategorie), ongeacht of je nu de bestuurder of de meereizende bent. De optie openbaar vervoer is in deze specifieke situatie niet van toepassing.

• Fiscale uitruil

  De medewerker kan via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden kiezen voor een (aanvullende) onbelaste vergoeding voor financiering van reiskosten door uitruil van bruto salaris. De fiscale uitruil van bruto salaris is mogelijk tot maximaal 24 cent per kilometer (voor 2024 is 23 cent fiscaal vrijgesteld en komt 1 cent vanuit de vrije ruimte Werkkostenregeling VU).
  
  Voor de fiscale uitruil kan uitsluitend de bron salaris worden ingezet. Deze verlaging van het salaris werkt uitsluitend door in de berekeningsgrondslag voor de sociale verzekeringen en heeft geen gevolgen voor:

  • de salaris gerelateerde toelagen 
  • vakantie-uitkering
  • eindejaarsuitkering 
  • pensioenopbouw

  Wat wordt er precies bedoeld met fiscale uitruil van de reiskosten? 

  Aan de medewerker wordt op zijn verzoek via het keuzemodel een onbelaste aanvullende tegemoetkoming voor reiskosten woon-werkverkeer verstrekt. De aanvullende tegemoetkoming wordt gefinancierd door het afzien van een deel van het bruto salaris. Hierdoor daalt de grondslag voor de loonheffingen. Door deze lagere grondslag worden de in te houden maandelijkse loonheffingen ook lager. Het verschil tussen je reguliere loonheffing en de verlaagde loonheffing is dan je fiscale voordeel.

  Heeft een fiscale uitruil invloed op een toekomstige werkloosheid- of arbeidsongeschiktheidsuitkering? 

  Ja, in principe wel. Doordat je door deze fiscale uitruil de grondslag van de maandelijkse loonheffingen verlaagt, betaal je minder belasting en premies. Hierdoor verlaag je ook de hoogte van een mogelijke toekomstige uitkering. Voor het bepalen van de hoogte van jouw uitkering wordt teruggekeken naar een referteperiode van de afgelopen 12 hele maanden, terugkijkend vanaf de dag dat je recht hebt op een uitkering. 

  Waar kan ik zien wat ik nu aan tegemoetkoming krijg? 

  Op de salarisspecificatie staat of en hoeveel er maandelijks aan tegemoetkoming in de reiskosten vergoed wordt.

• Afstemming met leidinggevende

  Waarom moet ik mijn reispatroon afstemmen met mijn leidinggevende? 

  De Belastingdienst verlangt een vastlegging van de afspraak die is gemaakt tussen de medewerker en zijn werkgever. Alleen als die afspraak is gemaakt mogen de vaste vergoedingen voor het woon-werkverkeer en de thuiswerkvergoeding onbelast aan de medewerker worden uitbetaald.

  Wat zijn de consequenties als mijn leidinggevende niet instemt met mijn reisdagen? 

  In dat geval is de ingevulde reisverklaring niet in overeenstemming met de afspraak tussen jou en je leidinggevende. Je dient je reisdagen in de reisverklaring aan te passen naar het aantal dagen dat je met elkaar hebt afgesproken.

Foutmeldingen en technische vragen

• Ik krijg een foutmelding bij opslaan van de reisverklaring, hoe kan ik dit oplossen?

  Je krijgt deze foutmelding omdat je bij de start van de wijziging van de reisverklaring waarschijnlijk niet de juiste ingangsdatum hebt ingevoerd. Je kunt nu het beste klikken op ‘Annuleren’ en vervolgens op ‘Niet opslaan’. Open vervolgens opnieuw de reisverklaring via het potloodje en geef eerst de juiste datum op. Kies daarbij de eerste dag van de huidige maand waarin je de reisverklaring aanpast. Voorbeeld: als het vandaag 23 maart 2024 is, dan kies je 1 maart 2024 als ingangsdatum. Nadat je deze datum correct hebt ingevoerd, kun je verder met de wijziging en daarna klikken op ‘Opslaan’.

• Het lijkt er op dat het systeem mijn wijziging niet heeft opgeslagen. Wat is er aan de hand?

  In dat geval heb je een ingangsdatum gekozen die in de toekomst ligt. Dat is op zich geen probleem. Naast het potloodje zie je een klokje. Als je op dat klokje klikt, dan zie je alle wijzigingen van de reisverklaring (verleden en toekomst). Daar vind je dus ook jouw opgeslagen toekomstige wijziging terug.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?