Het bestellen van boeken dient plaats te vinden m.b.v. een zogenaamd 'bestelformulier boeken'. Boeken die op andere wijze worden besteld komen niet voor vergoeding in aanmerking
Geaccordeerd formulier inleveren bij afdelingssecretariaat
Het formulier dient volledig ingevuld te worden (inclusief ordernummer t.b.v. de doorbelasting) en te worden voorzien van de benodigde handtekeningen (van de declarant en van de handtekeningbevoegde persoon van een afdeling). Het formulier dient vervolgens door de aanvrager op het secretariaat van de eigen afdeling te worden ingeleverd. De afdelingssecretaresse plaatst de bestelling in de webwinkel van de VU.
Bestellingen bij andere winkels dan VU-boekhandel
Het is niet mogelijk om via de secretaresse bestellingen te doen via internetwinkels (bijvoorbeeld Amazon). Wie om bepaalde redenen toch boeken wil bestellen bij een internetwinkel, vult ook het 'bestelformulier boeken' in en vraagt toestemming voor de bestelling bij het afdelingshoofd of de budgethouder. Boeken dienen daarna zelf besteld en betaald te worden. De kosten hiervan kunnen gedeclareerd worden bij de afdeling Financiën via een standaard declaratieformulier met daarbij het betaalbewijs (= afschrift bank, giro of creditcard) en het ondertekende 'bestelformulier boeken'.