Slechts bij hoge uitzondering mag gebruik gemaakt worden van een taxi. Een uitzondering kan worden gemaakt als aangetoond kan worden dat de eindbestemming slecht bereikbaar is. De factor tijdwinst behoort niet tot de uitzonderingen. Vooraf dient toestemming te worden gevraagd aan de leidinggevende.
Het boeken van een taxi moet via de NS-Business Card lopen. Dit kan een treintaxi zijn (vanaf een station), maar ook gewone taxi's kunnen via de NS-Business Card worden geboekt. Dit betekent dat losse declaraties m.b.t. taxibonnen niet voor vergoeding in aanmerking komen.