Het jaargesprek voor leidinggevenden

Het jaargesprek voor leidinggevenden

• Opstarten van een jaargesprek

  De medewerker ontvangt aan het begin van het jaar automatisch een taak om het jaargesprekformulier op te starten. De medewerker kan op elk gewenst moment beginnen met het invullen van het formulier. Medewerker en leidinggevende spreken af wanneer het jaargesprek plaatsvindt en wanneer de medewerker de taak afrondt.  

  De medewerker kan agendapunten aandragen, een reactie geven op performance- en ontwikkeldoelen en een reflectie toevoegen. Daarna vult de leidinggevende het jaargesprekformulier aan. Alle informatie wordt in de vorm van een gespreksformulier en bijlagen gearchiveerd.

• Betrokkenen bij het jaargesprek

  Het jaargesprek is in de eerste plaats een vertrouwelijk gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker. Andere mogelijke betrokkenen bij de voorbereiding van het jaargesprek zijn: 

  • Directe collega’s die feedback geven via het jaargesprekformulier. De leidinggevende kan in het jaargesprekproces collega’s om feedback vragen. De feedback wordt gekoppeld aan het jaargesprekformulier. De medewerker kan op elk moment feedback vragen, los van het jaargesprekformulier. Motiveer de medewerker om ook feedback te vragen, niet alleen in aanloop naar het jaargesprek, maar ook gedurende de rest van het jaar. 
  • Optioneel: een medeleidinggevende. Als de medewerker een tweede leidinggevende heeft, bijvoorbeeld een functioneel leidinggevende of een projectleider voor een deeltaak, dan kan deze leidinggevende ook bij het jaargesprek worden betrokken. Deze medeleidinggevende kan ook aanwezig zijn bij het jaargesprek. Zorg ervoor dat deze medeleidinggevende is toegevoegd aan het jaargesprekformulier vóórdat je als leidinggevende input geeft. In de kennisbank lees je hoe je dit doet.  
  • De HR-adviseur. De HR-adviseur kan de leidinggevende en de medewerker adviseren over het jaargesprek. De HR-adviseur heeft toegang in openstaande en gearchiveerde jaargesprekformulieren.   
  • De naasthogere leidinggevende. De leidinggevende van de leidinggevende heeft inzicht in openstaande en gearchiveerde jaargesprekformulieren. 

• Voorbereiding

  De medewerker vult het jaargesprekformulier in door bespreekpunten toe te voegen, een reactie te geven op performance en ontwikkeldoelen en een reflectieverslag toe te voegen over onder meer het functioneren, de afspraken, ontwikkelwensen en de samenwerking met de leidinggevende. Wil je dat de medewerker ingaat op een specifiek onderwerp, geef dit dan tijdig door. Vraag directe collega’s en een eventuele medeleidinggevende om input. Wees zo specifiek mogelijk in je vraag aan de medeleidinggevende of een andere collega en koppel je vraag waar mogelijk aan ontwikkelpunten of loopbaanwensen van de medewerker.

  Ben je een ervaren leidinggevende maar nieuw bij de VU? Of ben je kort geleden in een leidinggevende positie gestart? Dan kun je de training Jaargesprekken voor nieuwe leidinggevenden volgen, waarin je leert welke rol het jaargesprek heeft in de samenwerking met je medewerker. En hoe je een veilige sfeer creëert waarin medewerker en leidinggevende een open gesprek kunnen voeren.

• Gespreksagenda

  Het jaargesprek heeft geen verplichte gespreksonderwerpen. De leidinggevende en medewerker dragen allebei agendapunten aan en stellen samen de gespreksagenda op. De medewerker en leidinggevende kunnen deze punten toevoegen aan het jaargesprekformulier.

  Inventariseer bij de start van het gesprek of er nog aanvullende bespreekpunten zijn. Denk bij de voorbereiding in ieder geval aan de volgende thema’s:

  • werkdruk
  • sociaal welbevinden en sociale veiligheid
  • ontwikkeling, employability en duurzame inzetbaarheid
  • nevenwerkzaamheden
  • teamprestaties

• In gesprek over prestaties

  In het jaargesprek gebruiken we geen scores of andere beoordelingssystematiek. Dat betekent niet dat het jaargesprek een vrijblijvend gesprek is waarin prestaties niet worden besproken. Om een zinvol gesprek over ontwikkeling en talent te voeren, is het van belang om te weten of jij en je medewerker hetzelfde beeld hebben over het huidige functioneren en mogelijke veranderingen. Een paar tips om in gesprek te gaan over prestaties: 

  • Bespreek of jij en je medewerker hetzelfde beeld hebben van het prestatieniveau. Herken je wat de medewerker in de reflectie schrijft over het functioneren? Als je een verschillend beeld hebt, hoe is dit ontstaan en hoe kun je dit bijsturen? Zijn verwachtingen helder? Krijgt je medewerker voldoende feedback van jou en collega's? Vraagt je medewerker feedback aan jou of collega's? 
  • Bespreek de afspraken uit het vorige jaargesprek. Zijn de uitkomsten gehaald? Zo nee, wat was de oorzaak? Wat betekent dit voor toekomstige afspraken: is het tijd om een ander type afspraak te maken (meer of minder specifiek en meetbaar) of vaker de voortgang te bespreken en afspraken te actualiseren? 
  • Welke veranderingen verwacht je in de organisatie, in het werkveld of jouw afdeling en wat betekent dit voor je toekomstige verwachtingen van de medewerker? Welke groei is nodig om bij te blijven en/of duurzaam inzetbaar te blijven? Gebruik hierbij bijvoorbeeld de uitkomsten en verwachtingen uit de vlootschouw of strategische personeelsplanning (SPP). 

• Loopbaanwensen en ontwikkeling

  Het jaargesprek is een goed moment om ontwikkeling, in brede zin, te bespreken. Bespreek met medewerkers die een loopbaanstap willen zetten of dit haalbaar is en of de medewerker op koers zit. Spreek je ook uit als je denkt dat een volgende stap niet haalbaar is en het tijd wordt om verwachtingen bij te stellen. Is je medewerker tevreden in de huidige functie, onderzoek dan hoe de medewerker duurzaam inzetbaar blijft en mee kan blijven groeien met veranderingen in de organisatie. 

  • Maak bij een gesprek over loopbaan en ontwikkeling gebruik van criteria en kaders, zoals het UFO-profiel, facultaire meetlatten, het raamwerk Onderwijsprestaties of andere afspraken binnen jouw eenheid. 
  • Sommige functies of loopbaanstappen kennen een toetsmoment, bijvoorbeeld aan het eind van een tenure track of promotietraject. In het jaargesprek kun je bespreken of criteria helder zijn en of de medewerker op koers zit voor een succesvolle stap. 
  • Maak ook loopbaanopties buiten de VU bespreekbaar. Een loopbaanwens kan niet altijd binnen de VU worden gerealiseerd. 
  • Kijk bij ontwikkeling in de eerste plaats naar talent en wat goed gaat, en hoe de medewerker hierin verder kan groeien. Vaker doen wat goed gaat leidt tot betere prestaties dan sleutelen minder sterke kanten. Onderzoek hoe het talent in je team is verdeeld en of een herverdeling van taken een manier om talent beter te benutten.  
  • Onderzoek met welke hoofdtaken de medewerker de meeste affiniteit heeft. Misschien is het mogelijk om een bepaalde periode op één hoofdtaak te focussen of is een andere verdeling in het team mogelijk. 
  • Ontwikkeling is meer dan een training volgen. Denk ook aan andere ontwikkelkansen, zoals een tijdelijk project, een meeloopstage, netwerken of het overdragen van kennis en ervaring. 

• Afspraken maken: SMART of niet?

  In het jaargesprek maken leidinggevende en medewerker afspraken voor de toekomstige periode over onder meer prestaties en ontwikkeling. Soms is het goed om deze afspraken zo specifiek en meetbaar mogelijk te maken (SMART), bijvoorbeeld als een bepaald resultaat een vereiste is. Soms werkt het juist beter om de afspraak meer 'richtinggevend' te formuleren, bijvoorbeeld als de omstandigheden snel kunnen veranderen of als je de lat wat hoger wilt leggen voor een ambitieuze medewerker. Bespreek voor elke afspraak:  

  • wat de gewenste uitkomst is, bijvoorbeeld een specifiek resultaat of waarneembaar gedrag;
  • welke ondersteuning beschikbaar is, bijvoorbeeld hulp van de leidinggevende of collega's;
  • hoe en hoe vaak je de voortgang met elkaar bewaakt. 

  In het volgende jaargesprek reflecteert de medewerker op de gemaakte afspraken en ga je met de medewerker in gesprek over de uitkomsten. Hebben jij en de medewerker hetzelfde beeld over de uitkomst? Wat heeft bijgedragen aan het wel of niet behalen van de resultaten en wat betekent dit voor de afspraken voor de komende periode? Is er vaker overleg nodig of een ander type afspraak? 

• Verslaglegging

  De leidinggevende rondt het jaargesprekformulier af en zorgt ervoor dat er een goede weergave van het gesprek en de afspraken is vastgelegd. De medewerker kan het verslag lezen en een reactie geven. De leidinggevende kan het formulier in deze fase nog aanpassen. Daarna rondt de leidinggevende het formulier af en wordt het automatisch gearchiveerd.

• Het jaargesprek bij medewerkers die niet aan de verwachtingen voldoen

  Functioneert je medewerker niet op het gewenste niveau, bespreek dit dan zo snel mogelijk. Doe dit niet voor het eerst in het jaargesprek. Bij een jaargesprek wordt aan medewerkers gevraagd om te reflecteren en ervaringen te vertalen naar de toekomst; als er geen gesprek heeft plaatsgevonden over het functioneringsniveau, dan is het te vroeg om de medewerker te laten reflecteren en heeft de medewerker mogelijk verkeerde verwachtingen van het jaargesprek. Plan eerst een gesprek in waarin het onvoldoende functioneren centraal staat en spreek je duidelijk uit over verwachtingen en de prestaties van de medewerker. Stel samen een plan op om tot verbetering te komen.

  Leiden deze acties niet tot de gewenste verbetering, start dan een verbetertraject op.

  Een verbetertraject is bedoeld voor de situatie dat een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd niet naar behoren functioneert en de eerdere gesprekken die hierover gevoerd zijn niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Een dergelijk traject is niet bedoeld voor de situatie dat een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet naar behoren functioneert, tenzij het disfunctioneren van dien aard is dat bij uitblijven van verbetering tussentijdse beëindiging aan de orde is. Voor de situatie dat een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in de zin van art 2.3 lid 1 van de cao die niet geschikt blijkt te zijn voor de functie het voldoende is als deze ongeschiktheid tijdig met betrokkene besproken en bij voorkeur schriftelijk bevestigd is. 

  Voor het verbetertraject kun je het verbeterformulier gebruiken, waarin alle onderwerpen aan bod komen die belangrijk zijn in dit traject. Neem contact op met de HR-adviseur voordat je dit formulier opstart.

• Veelgestelde vragen

  Hieronder vind je de antwoorden op veelgestelde vragen. Uitgebreide informatie over het jaargesprekproces vind je in de handleiding.

  Hoe start ik het jaargesprek op?

  De medewerker ontvangt aan het begin van het jaar automatisch een taak om het jaargesprekformulier op te starten. De medewerker kan op elk gewenst moment beginnen met het invullen van het formulier. Medewerker en leidinggevende spreken af wanneer het jaargesprek plaatsvindt en wanneer de medewerker de taak afrondt.  

  De medewerker kan agendapunten aandragen, een reactie geven op performance- en ontwikkeldoelen en een reflectie toevoegen. Daarna vult de leidinggevende het jaargesprekformulier aan. Alle informatie wordt in de vorm van een gespreksformulier en bijlagen gearchiveerd. 

  Worden de afspraken uit het vorige jaargesprek (in het vorige systeem) automatisch opgehaald?

  Nee, door de vernieuwde opzet van het formulier was het niet mogelijk om oude afspraken weer op te halen in een nieuw formulier. De medewerker vult de oude afspraken eenmalig in bij Performance doelen en Ontwikkeldoelen (zie QRC). De medewerker kan de afspraken uit het vorige jaargesprekformulier vinden in het Personeelsdossier. Voor toegang tot het dossier moet de medewerker zijn ingelogd op de VU-campus. Werkt de link niet, vraag de medewerker dan contact op te nemen met IT voor de juiste autorisaties. In volgende jaargesprekken worden de afspraken weer automatisch opgehaald.

  Kan ik een bijlage toevoegen aan het jaargesprekformulier?

  Ja, rechtsboven in het jaargesprekformulier zie je boven ‘Ondersteunend’ een paperclipje. Als je hierop klikt, kun je een bijlage toevoegen. Zowel medewerkers als leidinggevenden kunnen een bijlage uploaden.

  Hoe vraag ik feedback voor het jaargesprek?

  De leidinggevende kan tijdens het jaargesprekproces feedback vragen via het teamoverzicht in Performance documenten. De feedback wordt gekoppeld aan het formulier. De medewerker kan los van het jaargesprekformulier feedback vragen via de optie Feedback. Meer uitleg vind je in de QRC. Op de pagina 360 graden feedback voor medewerkers staan een aantal spelregels, voorbeeldvragen en tips over feedback. 

  Hoe voeg ik een medeleidinggevende toe?

  In de QRC lees je hoe je een medeleidinggevende toevoegt aan het jaargesprekformulier. Doe dit vóórdat het formulier door de medewerker wordt doorgezet naar jou als leidinggevende. Anders ontvangt de medeleidinggevende het formulier niet.

Misschien ben je hier ook naar op zoek?