Internationaal reisbeleid voor studenten

Checklist

• Stap 1: Registreer je verblijf in het buitenland

  Als je op uitwisseling gaat, zijn de meeste gegevens al bekend bij het Outgoing Exchange Team en is je verblijf in het buitenland al geregistreerd. Je hoeft dit dus niet meer zelf online te registreren. Zorg er wel voor dat je je contactpersoon in geval van noodgevallen hebt ingevuld in je Mobility Online Workflow. Als je naar het buitenland gaat als freemover, voor een zomerschool, voor een stage of voor veldwerk, moet je je eerst online aanmelden in je dashboard op VU.nl. Studenten kunnen zich registreren via Mijn Dashboard > Apps en pagina's > Aanmelding & registratie uitwisseling/stage/freemover/summer school in het buitenland> Registreren stage/freemover Indien je met een groep naar het buitenland gaat, dien je je ook te registreren. Als je dit vergeet kan VU Amsterdam je in geval van nood niet lokaliseren en geen contact met je opnemen.

  De registratie in Mijn Dashboard gebeurt automatisch. Houd er rekening mee dat vergoedingen alleen worden uitbetaald als reizen is toegestaan (positief reisadvies).

• Stap 2: Informeer jezelf over het reisadvies en volg dit advies op

  Indien je naar het buitenland reist, is het verplicht om het VU International Office hiervan op de hoogte te stellen. VU Amsterdam volgt het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBuZa). Je kunt hier de reiscode van je bestemming vinden. De bestemmingen voor buitenlands verblijf worden door VU Amsterdam ingedeeld in 4 categorieën, zoals hieronder weergegeven.
  
  Houd er rekening mee dat je altijd toestemming van je begeleider nodig hebt om naar het buitenland te reizen. Begeleiders dienen bij code oranje het International Office te raadplegen.
  
  Meld je aan om regelmatig reisadvies updates te ontvangen via www.nederlandwereldwijd.nl en download de Travel app van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor real-time veiligheidsupdates tijdens je reis. Check regelmatig het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken en neem zo nodig maatregelen. Ook adviseren wij om veiligheidsmaatregelen te bespreken met de partij (bijv. universiteit of bedrijf) die jou in het buitenland ontvangt.  

  • a. Bestemmingen met code groen: geen bijzondere veiligheidsrisico's.
    Je kunt reizen zonder grote risico's. De mate van veiligheidsrisico's zijn vergelijkbaar met Nederland. Reizigers moeten echter altijd alert zijn en ervoor zorgen dat zij op de hoogte blijven van het laatste nieuws en gebeurtenissen.
  • b. Bestemmingen met code geel: veiligheidsrisico's
    Er zijn veiligheidsrisico's in dit land. De omstandigheden zijn anders dan in Nederland. Bereid je hierop voor en neem speciale zorg in acht (politiek, medisch, etc.). Zorg ook dat je op de hoogte bent van mogelijke toegangsbeperkingen. Bespreek de risico's met je leidinggevende of begeleider.
  • c. Bestemmingen met code oranje: reis alleen indien noodzakelijk
    Er zijn ernstige veiligheidsrisico's in dit land of gebied en het dagelijks leven zou verstoord kunnen worden. De omstandigheden kunnen gevaarlijk zijn. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken adviseert je alleen naar deze bestemming te reizen als dat noodzakelijk is.
    
    --> Reizen voor studie- of onderzoeksdoeleinden wordt nooit noodzakelijk geacht. Studenten kunnen niet naar deze bestemming reizen. Als een student zich al in een gebied bevindt dat verandert in code oranje, zal zijn/haar onmiddellijke vertrek worden verzocht door zijn/haar supervisor of het International Office (internationaltravelpolicy@vu.nl).
    
    In uitzonderlijke gevallen, zoals bij gerelateerd onderzoek naar de regio of als een student zijn/haar thuisland heeft gekozen om zijn/haar stage of onderzoeksproject te doen, krijgen studenten alleen toestemming om naar deze bestemming te reizen of in deze regio te verblijven na overleg met het International Office.
    
    Studenten die voor hun stage of onderzoek naar het buitenland gaan, moeten eerst contact opnemen met hun begeleider. Als de begeleider vindt dat er een uitzondering moet worden gemaakt, moet de begeleider zich rechtstreeks tot het International Office wenden (internationaltravelpolicy@vu.nl). Er vindt een gesprek plaats waarin mogelijke risico's worden besproken en een individueel advies wordt gegeven. Dit advies is bindend; zonder toestemming kunnen studenten niet reizen. 
  • d. Bestemmingen met code rood: niet reizen
    Er is een duidelijk veiligheidsrisico in deze regio (bijv. in geval van oorlog) met levensbedreigende omstandigheden. De veiligheid van studenten kan niet gegarandeerd worden, daarom adviseert het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken om niet naar deze bestemming te reizen.
    
    --> Geen enkele student kan toestemming krijgen om naar deze bestemming te vertrekken. Als een student zich al in een gebied bevindt dat verandert in code rood, zal zijn/haar onmiddellijke vertrek worden gevraagd. 

  Let op: binnen één land/regio kunnen verschillende kleurcodes voorkomen. Voor verdere vragen over het reisadvies kun je contact opnemen met het International Office via internationaltravelpolicy@vu.nl of +31 (0)20 59 85745. Kijk voor updates ook op www.nederlandwereldwijd.nl.

• Stap 3: Regel je verzekering

  • Wij raden aan om je ziektekosten- en aansprakelijkheidsverzekering zorgvuldig te controleren. Vraag je ziektekostenverzekeraar of je polis noodgevallen in het buitenland dekt, zoals repatriëring of ziekenhuisopname tijdens je gehele verblijf in het buitenland, of dat je een aanvullende ziektekostenverzekering nodig hebt. Hetzelfde geldt voor je aansprakelijkheidsverzekering, die je dient te hebben voor incidenten waarvoor je persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld.
  • Controleer via Gabrielle Zegers of je reis verzekerd is via de verzekering van de universiteit. Voor studenten die voor studiedoeleinden reizen is het verplicht een eigen reisverzekering af te sluiten. Controleer of de reisverzekering financiële en andere steun dekt bij evacuatie in crisissituaties.  
  • Als je binnen Europa reist, zorg dan voor de gratis European Health Insurance Card, die wordt afgegeven door je zorgverzekeraar. Deze kaart geeft u toegang tot medisch noodzakelijke, door de overheid verstrekte gezondheidszorg tijdens een tijdelijk verblijf in een van de 27 EU-landen onder dezelfde voorwaarden en tegen dezelfde kosten (gratis in sommige landen) als mensen die in dat land verzekerd zijn. De kaart is geen alternatief voor een reisverzekering.

• Stap 4: Praktische zaken

  • Informeer je over het land waar je naartoe reist. Als je van plan bent naar meerdere landen te reizen, doe dan hetzelfde voor de andere landen die je van plan bent te bezoeken.
  • Als je alleen reist voor een stage of onderzoeksproject, bespreek dan met je begeleider hoe je een sociaal vangnet creëert (in geval van nood, maar ook om sociaal isolement te voorkomen) door bijvoorbeeld specifieke afspraken te maken met de ontvangende organisatie.
  • Ga na of de ontvangende instelling een beleid heeft voor hun studenten/werknemers met betrekking tot safety & security procedures en noodmaatregelen. Maak jezelf vertrouwd met deze procedures en maatregelen en houd je aan het veiligheidsbeleid en de instructies van de gastinstelling en/of VU Amsterdam.
  • Meld je aan bij de Nederlandse ambassade of de ambassade van je thuisland. De ambassade kan contact met je opnemen in een crisissituatie en houdt je op de hoogte van het reisadvies en eventuele evacuatie.
  • Programmeer lokale noodnummers in je mobiele telefoon, waaronder je eigen In Case of Emergency (ICE) contactpersoon, die door lokale hulpdiensten kan worden gecontacteerd onder de ICE-contacten van je telefoon (toegankelijk zonder telefoonblokkering). Zorg ervoor dat je je ICE-contactpersoon ook bij de VU hebt geregistreerd. 
  • Maak kopieën van belangrijke documenten: paspoort, rijbewijs, tickets, bankpassen, verzekeringspolissen/ziektekostenverzekeringskaart, bewijs van inenting, medische verklaringen, adres en telefoonnummer van de Nederlandse ambassade in je gastland. 
  • Neem voldoende medische benodigdheden mee voor de duur van je bezoek en eventuele onverwachte vertragingen indien je een medische aandoening hebt. In sommige landen en in afgelegen gebieden kunnen medische benodigdheden moeilijk verkrijgbaar zijn. Controleer de wettelijke status van medicijnen en hoe medicijnen zijn geregeld voor de bestemmingen die je bezoekt.  
  • Controleer welke vaccinaties vereist zijn voor het land waar je naartoe reist. Vergeet niet dat je tijdens je periode in het buitenland misschien ook in de omgeving wilt reizen. Vergeet niet je medisch (GGD) paspoort mee te nemen tijdens je verblijf in het buitenland.
  • Schrijf je bij aankomst in bij een lokale huisarts voor het geval er een behoefte aan zorg ontstaat of als die al bestaat.
  • Check de mogelijkheden en dichtstbijzijnde locatie voor eerste hulp in het gebied dat je bezoekt en eventuele andere veiligheidsmaatregelen die je kunt nemen via de website van de Nederlandse ambassade.  
  • Kijk op de website van het Nuffic voor aanvullende tips voor studie en stages in het buitenland.
  • Alle studenten die op uitwisseling gaan moeten de pre-departure sessies bijwonen, inclusief veiligheidstraining, aangeboden door het International Office. Studenten ontvangen ook een pre-departure checklist met praktische informatie.

• Noodgevallen

  Bel in geval van nood eerst het nationale alarmnummer van je gastland. Houd er rekening mee dat 112 het nummer is om contact op te nemen met de hulpdiensten in elk EU-land en 911 in Amerika.
  
  Programmeer lokale noodnummers in je mobiele telefoon, inclusief je eigen In Case of Emergency (ICE) contactpersoon, die door de lokale hulpdiensten kan worden gecontacteerd onder je ICE-contacten van je telefoon (toegankelijk zonder telefoonblokkering). Zorg ervoor dat je je ICE-contactpersoon ook bij de VU hebt geregistreerd. 
  
  Informatie of hulp van je reisverzekeraar of het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Als je meer informatie of hulp nodig hebt, neem dan contact op met je reisverzekeraar of het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

  • telefonisch op +31 247 247 247 247
  • via Twitter op @24/7BZ

  Wijzigingen in het reisadvies
  Wat moet je doen als het reisadvies verandert in code oranje of rood? Verlaat het land of gebied zo snel en veilig mogelijk. Volg hierbij het advies van je eigen ambassade. Zie de contactgegevens van het Ministerie van Buitenlandse Zaken hierboven.

• Sociale veiligheid tijdens je verblijf

  Neem in geval van een incident of ervaren ongewenst gedrag contact op met je VU-begeleider, je lokale begeleider en/of het lokale internationale kantoor voor ondersteuning en advies. Kijk voor meer informatie over ongewenst gedrag op onze Sociale veiligheid webpagina.

• Nuttige contacten

  Reisadvies Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Via deze link vind je het reisadvies voor je bestemming.
  
  Ministerie van Buitenlandse Zaken
  Via deze link vind je een overzicht van alle Nederlandse ambassades en consulaten in het buitenland.
  
  BZ 24/7 Contact Center
  Als ej hulp en advies nodig heeft kun je bellen naar +31247247247, 24 uur per dag en zeven dagen per week. Dit is een initiatief van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
  
  Wereldwijde reiswaarschuwingen
  Nations Online Project verzamelt reiswaarschuwingen op wereldwijde schaal. Deze website geeft regelmatig bijgewerkte reisadviezen van de regeringen van verschillende landen:
  
  Reisapplicaties voor je mobiele telefoon
  Enkele nuttige reisapps: 

  • International SOS Assistance App: informatie over medische hulp en veiligheid. 
  • Travel Safe Pro: verzamelt alle noodcontactnummers en ambassadeadressen voor specifieke landen. 
  • Travel Smart: geeft nummers van hulpdiensten per bestemming en biedt een uitgebreide lijst van ziekenhuizen in 129 landen. 

  ANWB alarmcentrale
  De Koninklijke Nederlandse Touring Club ANWB biedt een breed scala aan diensten op het gebied van pechhulp en medische en repatriëringshulp in het buitenland. Sinds 2012 coördineert de ANWB de hulpverlening bij calamiteiten in het buitenland waarbij Nederlanders betrokken zijn.
  ANWB website
  
  Zorgverzekering in het buitenland
  Nederland wereldwijd
  
  Vaccinaties
  GGD Reisvaccinaties