Internationaal reisbeleid voor studenten

Vóór je reis

• Stap 1: Opvolging reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

  Bij het verlenen van toestemming, volgt de VU het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Minbuza). Hieronder een overzicht van dit reisadvies en het beleid van VU Amsterdam.

  1. Bestemmingen met code groen: geen bijzondere veiligheidsrisico's. Er kan gereisd worden zonder grote risico's. De mate van veiligheidsrisico's zijn vergelijkbaar met Nederland. Reizigers moeten echter altijd alert zijn en ervoor zorgen dat zij op de hoogte blijven van het laatste nieuws en gebeurtenissen.
     • Groen reisadvies
     • Reizen voor studie, stage of onderzoek is toegestaan.
  2. Bestemmingen met code geel: veiligheidsrisico's
     Er zijn veiligheidsrisico’s in dit land of gebied. De omstandigheden zijn anders dan in Nederland. De reiziger moet zich hierop voorbereiden en speciale zorg in acht nemen (politiek, medisch, etc.). Tevens ervoor zorgen op de hoogte te zijn van mogelijke toegangsbeperkingen en de risico’s te bespreken met de leidinggevende of begeleider.
     • Geel reisadvies
     • Reizen voor studie, stage of onderzoek is toegestaan maar bespreek de eventuele risico's met de leidinggevende of begeleider.
  3. Bestemmingen met code oranje: reis alleen indien noodzakelijk
     Er zijn ernstige veiligheidsrisico's in dit land of gebied en het dagelijks leven zou verstoord kunnen worden. De omstandigheden kunnen gevaarlijk zijn. Minbuza kan vaak niet ondersteunen in deze situatie en adviseert de reiziger alleen naar deze bestemming te reizen als dat noodzakelijk is.
     • Oranje reisadvies
     • Reizen voor studie, werk of onderzoek worden niet gezien als noodzakelijk en zijn dus niet toegestaan.
     • Als het reisadvies tijdens de reis in het buitenland verandert in code oranje, moet de reiziger dan ook om onmiddellijk het gebied verlaten.
     • Het is niet toegestaan via een oranje gebied te reizen.
     • Voor studenten zijn er geen uitzonderingen mogelijk, zij mogen niet afreizen naar een land met een oranje kleurcode.
  4. Bestemmingen met code rood: niet reizen
     Er is een duidelijk veiligheidsrisico in deze regio, bijv. in geval van oorlog, politieke onrust, natuurramp, met levensbedreigende omstandigheden. De veiligheid van reizigers kan niet gegarandeerd worden, daarom adviseert Minbuza om niet naar deze bestemming te reizen. Studenten van de VU mogen daarom niet reizen naar rode bestemmingen.
     • Rood reisadvies
     • Reizen voor studie, werk of onderzoek is niet toegestaan, er zijn geen uitzonderingen mogelijk.
     • Als het reisadvies tijdens de reis in het buitenland verandert in code rood, vragen we de reiziger dan ook om onmiddellijk te vertrekken/het gebied te verlaten.
     • Het is niet toegestaan via een rood gebied te reizen

  Aandachtspunt: Binnen één land/regio kunnen verschillende kleurcodes voorkomen

• Stap 2: Goedkeuring en financiën

  • Voor het volgen van onderwijs in het buitenland binnen het studieprogramma is goedkeuring nodig van de examencommissie. Voor stage of onderzoek binnen het studieprogramma is ook goedkeuring nodig, van de begeleider en examencommissie.
  • Voor sommige reizen is het mogelijk om een beurs aan te vragen, zie beurzen voor stage en beurzen voor studie.
  • Studenten kunnen in sommige gevallen een vergoeding krijgen tijdens de reis voor de Ov-studentenkaart. Informatie hierover is beschikbaar bij DUO.

• Stap 3: Registreer je verblijf in het buitenland

  Studenten moeten zich verplicht registreren:

  • Alle studenten die voor stage of onderzoek reizen, registreren de reis op het VU Dashboard.: Mijn Dashboard > Apps en pagina's > Aanmelding & registratie uitwisseling/stage/onderzoek/contractonderwijs/ Summer school in het buitenland > Registreren stage/freemover.
  • Aanpassen/ invullen ICE informatie in VU Dashboard.
  • Voor studenten die op uitwisseling gaan via het Outgoing Exchange Team verloopt de verplichte registratie van de reis automatisch. ICE-contactinformatie en exacte reisdata worden in latere instantie ingevuld in de Mobility Online-workflow.

• Stap 4: Boeken van je reis en aanvragen visa & verzekering

  Boeken van je reis

  Visa

  Verzekeringen

  • Wij raden aan om je ziektekosten- en aansprakelijkheidsverzekering zorgvuldig te controleren. Vraag je ziektekostenverzekeraar of je polis noodgevallen in het buitenland dekt, zoals repatriëring of ziekenhuisopname tijdens je gehele verblijf in het buitenland, of dat je een aanvullende ziektekostenverzekering nodig hebt. Hetzelfde geldt voor je aansprakelijkheidsverzekering, die je dient te hebben voor incidenten waarvoor je persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld.
  • Controleer via Gabrielle Zegers of je reis verzekerd is via de verzekering van de universiteit. Voor studenten die voor studiedoeleinden reizen is het verplicht een eigen reisverzekering af te sluiten. Controleer of de reisverzekering financiële en andere steun dekt bij evacuatie in crisissituaties.  
  • Als je binnen Europa reist, zorg dan voor de gratis European Health Insurance Card, die wordt afgegeven door je zorgverzekeraar. Deze kaart geeft u toegang tot medisch noodzakelijke, door de overheid verstrekte gezondheidszorg tijdens een tijdelijk verblijf in een van de 27 EU-landen onder dezelfde voorwaarden en tegen dezelfde kosten (gratis in sommige landen) als mensen die in dat land verzekerd zijn. De kaart is geen alternatief voor een reisverzekering.

• Vaccinaties en gezondheidsadviezen

  Reizen naar het buitenland kan naast veiligheidsrisico's ook gezondheidsrisico’s meebrengen, zowel fysiek als mentaal. Dit is afhankelijk van de bestemming, de duur van de reis en de persoonlijke gezondheidssituatie van de reiziger. Voordat er toestemming voor de reis naar het buitenland wordt verleend, zullen de leidinggevende en de medewerker of de begeleider en student de mogelijke gezondheidsrisico's in kaart brengen. Het is belangrijk voor de reiziger om preventieve maatregelen te nemen om die risico’s zoveel mogelijk te beperken tijdens de reis.

  Vaccinaties

  Reizigers moeten zich (laten) informeren over welke vaccinaties verplicht en welke aanbevolen zijn voor het gebied waarnaar gereisd wordt.  Indien nodig, kunnen vaccinaties ook uitgevoerd worden bij het Amsterdam UMC Tropencentrum. Het is belangrijk om het medisch (GGD) paspoort mee te nemen op reis waarin deze vaccinaties vermeld staan.

  Voor medewerkers geldt dat de vaccinaties gedeclareerd kunnen worden bij de VU. Studenten moeten de vaccinaties zelf betalen.

  Gezondheidsadviezen voor vertrek

  • Op de website van IAMAT is tevens per land gezondheidsinformatie en overige reizigersrisico’s te vinden. De IAMAT heeft lijsten met Engelssprekende, goed opgeleide artsen in 125 landen.
  • De reiziger kan algemene gezondheidsinformatie over bijvoorbeeld een goede reisapotheek checken op www.gezondopreis.nl. Ook kan informatie worden ingewonnen bij het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigers-advisering (LCR).
  • Check de informatie over de gezondheidsrisico's op de reisbestemming, zoals evt. veel voorkomende ziektes, uitbraken van ziektes, luchtkwaliteit, en beschikbaarheid van medische zorg.
  • Check de mogelijkheden en dichtstbijzijnde locatie voor eerste hulp in het gebied waarnaartoe wordt gereisd en eventuele andere veiligheidsmaatregelen die genomen kunnen worden via de website van de Nederlandse ambassade.
  • Indien er sprake is van een medische aandoening, neem voldoende medische benodigdheden mee (zo nodig in overleg met de huisarts) voor de duur van de reis en eventuele onverwachte vertragingen. In sommige landen en in afgelegen gebieden kunnen medische benodigdheden moeilijk verkrijgbaar zijn.
  • Ten aanzien van mentale gezondheid is het belangrijk om dit van tevoren te bespreken met de hulpverlener/arts, voldoende medicijnen mee te nemen en eventueel afspraken te maken in thuisland voor (online) ondersteuning tijdens de reis.
  • Controleer de wettelijke status van medicijnen en hoe medicijnen zijn geregeld voor de bestemmingen die worden bezocht. Voor sommige medicijnen is een verklaring nodig om deze mee te mogen nemen op reis. Reizigers kunnen dit hier checken.
  • Neem een EHBO-kit samen met basisbenodigdheden zoals pleisters, ontsmettingsmiddel, pijnstillers, diarree-remmers, insecten-werende middelen en eventueel een muskietennet mee. Een checklist is hier beschikbaar.
  • De app GGD Reistmee, is een handige tool met veel informatie over het voorkomen zoals muggensteken en diarree en hoe eventueel te handelen

• Informatiebeveiliging en kennisveiligheid

  Informatie beveiliging

  Informatiebeveiliging draait om het beschermen van gegevens, zowel digitaal als fysiek, tegen ongewenste toegang en/of schade. Het gaat erom dat gegevens veilig, juist en beschikbaar blijven.

  Ten aanzien van internationale reizen is het belangrijk om de richtlijnen van de VU over informatiebeveiliging en van de AIVD op te volgen. Daarnaast zijn er de volgende adviezen:

  • De reiziger moet er rekening mee houden dat de data die meedragen wordt niet veilig is en dat er in situaties soms ‘iemand over de schouder meekijkt’ bij het inloggen en dat er soms zelfs kan worden afgeluisterd
  • Geadviseerd wordt om te reizen met "schone" elektronische apparaten, zoals de laptop, smartphone, elektronische opslagmedia, etc. Hiermee kan toegang door (hoog)risicolanden tot privé- of werkgegevens, zoals bijvoorbeeld wachtwoorden en gevoelige onderzoekdata, voorkomen worden.
  • Volg de maatregelen op die zijn opgenomen in de factsheet 'Internationale reizen'. Er wordt stilgestaan bij welke maatregelen je vooraf, tijdens, en na terugkomst moet nemen. Reizigers worden geacht deze voor de reis door te nemen en adequate maatregelen te nemen.
  • Zie voor meer informatie over informatiebeveiliging de informatiebeveiliging-pagina op vu.nl en de factsheet voor internationale reizen is ook te vinden op Kennisveiligheid voor VU-medewerkers - Vrije Universiteit Amsterdam.

  Kennisveiligheid

  Bij kennisveiligheid gaat het om het voorkomen van ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie. Daarnaast gaat kennisveiligheid om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren. Deze inmenging brengt de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar. Tot slot gaat kennisveiligheid over ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die grondrechten niet respecteren en/of, in het geval van de VU, instituten die onze academische waarden niet delen.

  Vanuit het kennisveiligheidsbeleid kunnen er beperkingen zijn in het aangaan van samenwerkingen en het bezoeken van deze organisaties. De reiziger moet zich ervan bewust zijn dat hij/zij bewust of onbewust geconfronteerd kan worden met kennisveiligheidsrisico's tijdens de reis. Meer informatie over kennisveiligheid kan gevonden worden op de VU-website en het bindend Kader Kennisveiligheid VU voor het aangaan en verlengen van samenwerkingen.

• Gastorganisatie en (sociale) veiligheid

  Gastorganisatie
  Het is belangrijk om duidelijkheid te hebben over de betrouwbaarheid en verwachtingen van de gastorganisatie. Reisadviseurs wordt aangeraden om te controleren of de gastinstelling een beleid heeft voor medewerkers/studenten met betrekking tot veiligheids- en beveiligingsprocedures en noodmaatregelen, en om deze procedures en maatregelen te leren kennen en na te leven. Daarnaast is samenwerking met de gastinstelling cruciaal. Maak vooraf afspraken over rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de ondersteuning van de reiziger. In het geval van sociale isolatie, noodsituaties of verzoeken om hulp, moet duidelijk zijn bij wie de reiziger terecht kan.

  (Sociale) veiligheid
  Bespreek met je begeleider of mentor hoe je een sociaal vangnet kunt creëren door specifieke afspraken te maken met de gastorganisatie (indien van toepassing) of door regelmatig contact te hebben met je begeleider of mentor. Dit is om ervoor te zorgen dat je ondersteuning hebt in geval van nood en om sociale isolatie te voorkomen.

• Praktische informatie

  • Kijk op de website van het Nuffic voor aanvullende tips voor studie en stages in het buitenland.
  • Alle studenten die op uitwisseling gaan moeten de pre-departure sessies bijwonen, inclusief veiligheidstraining, aangeboden door het International Office. Studenten ontvangen ook een pre-departure checklist met praktische informatie.