Ruimte reserveren

Evenementruimtes

• VU-medewerkers

  Alle evenementenruimten zijn in beheer van de dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO). FCO verzorgt ook de coördinatie op het ruimtegebruik.

  Aanvraag

  Je reserveert ruimten via aanvraagformulieren op de Serviceportal (na inlog). Er zijn verschillende formulieren aanwezig:

  1. Om een ruimte te reserveren, eventueel met extra dienstverlening aan te vragen (bv. catering), maak je gebruik van dit formulier (na inlog Serviceportal) of via de FCO Servicedesk (servicedesk.fco@vu.nl of (020) 59 85777). Tip: Als je eerst alleen een ruimte wilt reserveren en later catering of andere dienstverlening wilt toevoegen, maak dan ook gebruik van laatstgenoemd formulier. Voor meer informatie over het aanvragen van audiovisuele middelen, raadpleeg de pagina Audiovisueel Centrum (AVC).
  2. Organiseer je een groot, complex evenement voor een VU-brede doelgroep, neem dan contact op met Team Events van C&M via (020) 59 86454 of events@vu.nl.
  3. Om alléén losse inventaris (bijv. whiteboard of posterbord) of AV-middelen te reserveren (zonder ruimtereservering), maak je gebruik van dit formulier (na inlog Serviceportal) of via de FCO Servicedesk (servicedesk.fco@vu.nl of (020) 59 85777).
     

  Beoordeling aanvraag 

  Je aanvraag komt binnen bij en wordt beoordeeld door de FCO Servicedesk. Hierbij wordt bekeken of je aanvraag past binnen de verhuurvoorwaarden en aanvraagcriteria van de VU en worden de reserveringskosten doorgegeven. In sommige gevallen kan FCO Servicedesk besluiten dat extra inzet van Beveiliging nodig is, bijvoorbeeld door de omvang/complexiteit van de bijeenkomst, aanwezigheid van VIPS of maatschappelijke geladenheid van een bijeenkomst.

  Status inzien

  Je ziet de actuele status van je reservering via het overzicht Mijn reservering op de Serviceportal. Je aanvraag krijgt eerst de status ‘aangevraagd’. De reservering krijgt de status ‘bevestigd’, nadat je aanvraag door FCO Servicedesk is behandeld en eventuele kosten zijn toegevoegd. Dan pas is je reservering definitief! Let op: Je ontvangt geen bevestiging per mail, maar ziet de status via het overzicht Mijn reservering.

  Wijzigen of annuleren 

  Je wijzigt eenvoudig je aanvraag door deze te openen via het overzicht Mijn reservering (na inlog Serviceportal). Is je aanvraag al bevestigd? Neem dan contact op met FCO Servicedesk om deze te wijzigen. Bij annulering van je reservering kunnen kosten in rekening worden gebracht (conform verhuurvoorwaarden).

• Studenten en Studieverenigingen

  De coördinatie en het gebruik van alle evenementruimten is in handen van de FCO Servicedesk.

  Studenten en Studieverenigingen maken gebruik van het formulier Reserveren ruimte. Het is niet mogelijk om direct catering aan te vragen bij je reservering. Om catering te bestellen, maak je gebruik van de bestelsite van onze cateraar. Let op: eten en drinken in onderwijsruimten is beperkt toegestaan.

  Beoordeling aanvraag 

  Je aanvraag komt binnen bij en wordt beoordeeld door de FCO Servicedesk. Hierbij wordt bekeken of je aanvraag past binnen de verhuurvoorwaarden en aanvraagcriteria van de VU en worden de reserveringskosten doorgegeven. In sommige gevallen kan FCO Servicedesk besluiten dat extra inzet van Beveiliging nodig is, bijvoorbeeld door de omvang/complexiteit van de bijeenkomst, aanwezigheid van VIPS of maatschappelijke geladenheid van een bijeenkomst.

• Externen (zonder VUnetID)

  Congres, symposium of bijzondere bijeenkomst organiseren? De VU verhuurt diverse ruimten voor bijvoorbeeld congressen, conferenties, workshops of lezingen. Ook voor recepties zijn verschillende accommodaties beschikbaar. Voor het organiseren van een evenement kun je terecht bij de afdeling Events van de dienst Communicatie & Marketing. Meer informatie over het aanvragen van een evenement inclusief dienstverlening vind je op de pagina Evenementen.

• Prijzen en huurvoorwaarden

  Tarieven

  • Tarieven evenementzalen
  • Tarieven onderwijszalen

  Huurvoorwaarden

  Je kunt een (congres)ruimte huren, op voorwaarde dat jouw doelstelling en de inhoud van je bijeenkomst niet in strijd zijn met de grondbeginselen van de VU. Lees meer over de aanvraagcriteria en huurvoorwaarden voor het huren en annuleren van zalen.

  Foto-impressie

  Wil je een indruk krijgen van de zalen op de VU campus? Bekijk dan dit complete overzicht.

Onderwijsruimtes

• Reserveren onderwijszalen

  De coördinatie en het gebruik van alle onderwijsruimten is in handen van de afdeling Coördinatie Ruimteplanning (CRP).

  Onderwijsruimten zijn in eerste instantie voor onderwijs en tentamens. Als de onderwijsroosters zijn ingepland, kun je de vrije onderwijsruimtes reserveren voor bijeenkomsten zoals vergaderingen of cursussen. Lees meer over de voorwaarden onder Spelregels.

  Medewerkers van faculteiten, studieverenigingen en studentenverenigingen dienen hun aanvraag in bij hun eigen reserveringsinstantie (het onderwijssecretariaat van de faculteit). Die maakt voor het reserveren gebruik van een digitale zaalreserveringstool. Autorisatie voor het gebruik van deze tool is aan te vragen via 'Autorisatie reserveren onderwijszalen' (zie het onderste kopje Autorisatie voor digitale aanvragen).

  Medewerkers van diensten en externe partijen reserveren onderwijsruimten via het 'Aanvraagformulier onderwijsruimte'. Na twee werkdagen krijg je antwoord op je aanvraag.

• Typen onderwijsruimtes en faciliteiten

  Er zijn twee soorten onderwijsruimten:

  • werkgroepkamer (afkorting WG), ingericht met los meubilair
  • collegezaal (afkorting CZ), ingericht met vast meubilair

  In alle onderwijszalen zijn standaard aanwezig:

  • beamer met projectiescherm of een presentatiedisplay
  • HDMI-aansluitpunt
  • PC met internetverbinding
  • black- en/of whiteboard

• Spelregels

  In de Spelregels reserveren onderwijsruimten lees je de reserveringscriteria en de gebruiksregels voor het gebruik van de ruimten. Zo is er bijvoorbeeld als catering alleen koffie/thee in de onderwijszalen toegestaan.

  Tentamenhal TenT reserveren voor tentamens?

  De tentamenhal TenT is uitermate geschikt voor het afnemen van (digitale) tentamens. Voor het huren van de TenT gelden een aantal regels en voorwaarden. Voor meer informatie hierover, verwijzen je door naar de pagina Tentamenhal TenT.

• Prijzen en meer informatie

  • Prijslijst onderwijsruimten
  • Spelregels reserveren onderwijsruimten
  • Faciliteiten onderwijsruimten
  • Ontbrekende voorzieningen vraag je aan via het Audiovisueel Centrum (AVC)
  • Huurvoorwaarden zalen
  • Aanvraagcriteria huur en gebruik ruimte bij de VU

  Meer informatie? 

  Neem contact op met Coördinatie Ruimteplanning: 

  Tel: 020 - 59 85941 / 59 81402

  E-mail: crb.fco@vu.nl

• Autorisatie voor digitale aanvragen

  Wil je digitaal een onderwijs- of vergaderruimte kunnen aanvragen? Autorisatie om de aanvragen digitaal in te kunnen dienen, regel je direct via dit ServiceNow-formulier:

  Autorisatie online reserveren onderwijs- en vergaderruimten aanvragen

Vergaderruimtes

• Beschikbare vergaderruimtes

  Op de VU zijn verschillende vergaderlocaties aanwezig, zoals Forum in het Hoofdgebouw, Salutem in MF gebouw en zalencentrum Novum in het Nieuwe Universiteitsgebouw. Deze ruimten zijn voor verhuur beschikbaar (let op: Forum alleen voor VU-medewerkers). 

• VU-medewerkers

  Het reserveren van een vergaderruimte gaat via het formulier Reserveren vergader- of evenementenruimte. Je aanvraag wordt getoetst aan de verhuurvoorwaarden. Let op: je reservering is pas definitief als deze beoordeeld en bevestigd is! Via het overzicht Mijn reserveringen kun je de status van je reservering inzien en – na bevestiging – ook de reserveringskosten.

  VU-medewerkers maken gebruik van het formulier ‘Reserveren vergader-/evenementenruimten (samengesteld)’ en kunnen meteen ook catering aanvragen. Je ziet direct welke ruimten beschikbaar zijn en aan jouw zoekcriteria voldoen (bijv. gebouw, aantal personen). Na verzending is je reservering zichtbaar via het overzicht Mijn reserveringen. Hier zie je de actuele status van je reservering en – na bevestiging – ook de kosten van je reservering en extra dienstverlening. Je kunt hier ook je reservering wijzigen of (extra) cateringorders toevoegen. Let op: wijzig je aanvraag alleen als deze nog in de status gemeld staat. Is deze al geaccepteerd, neem dan contact om met FCO Servicedesk (tel: 020 - 598 5777 of e-mail: servicedesk.fco@vu.nl) om de wijziging door te geven!

  Meer informatie over het huren van een onderwijsruimte voor incidentele bijeenkomsten vind je op deze pagina bij Onderwijsruimten. Dit is alleen mogelijk na inplanning van onderwijsroosters en onder bepaalde voorwaarden. 

  Catering

  Je kunt catering bestellen via het formulier Catering aanvragen (let op: alleen voor VU-medewerkers) of rechtstreeks op de bestelsite van onze cateraar. Voor informatie met betrekking tot restauratieve bestellingen verwijzen wij u naar de de pagina Eten en drinken. Let op: eten en drinken in onderwijsruimten is beperkt toegestaan. 

  Catering aanvragen - Uitlegvideo

• Niet-VU-medewerkers en studenten

  Op de VU zijn verschillende vergaderlocaties aanwezig, zoals Salutem in gebouw MF en het zalencentrum in het Nieuwe Universiteitsgebouw. Ook deze ruimten zijn voor verhuur beschikbaar (let op: Forum is alleen beschikbaar voor VU-medewerkers). 

  Studenten en niet-VU medewerkers maken gebruik van het formulier Reserveren ruimte of nemen contact op met FCO Servicedesk (zie contactgegevens onderaan deze pagina). Het is niet mogelijk om direct catering aan te vragen bij je reservering. Om catering te bestellen, maak je gebruik van de bestelsite van onze cateraar. Let op: eten en drinken in onderwijsruimten is beperkt toegestaan.

  Meer informatie over het huren van een onderwijsruimte voor incidentele bijeenkomsten vind je op deze pagina bij Onderwijsruimten. Dit is alleen mogelijk na inplanning van onderwijsroosters en onder bepaalde voorwaarden. 

• Verhuurvoorwaarden

  Op de verhuur van ruimten zijn de Verhuurvoorwaarden VU en Aanvraagcriteria huur en gebruik ruimtes VU van toepassing. Er worden kosten in rekening gebracht voor het gebruik van de ruimten en voor eventuele aanvullende dienstverlening. Voor meer informatie, neem contact op met FCO Servicedesk (zie contactgegevens onderaan deze pagina).

Misschien ben je hier ook naar op zoek?